Marketing para salão de beleza: lista de espera para encaixes

Uma lista de espera para encaixes ajuda o salão a oferecer uma vaga que acabou de abrir a quem já queria aquele atendimento. Em primeiro lugar, confira se o serviço cabe no intervalo e se a pessoa pode chegar a tempo. Em seguida, faça um convite com prazo de resposta. Por fim, registre a reserva na agenda e só depois confirme o encaixe.

Esse é um uso do marketing para salão de beleza que começa com a procura que você já tem. Por exemplo, se uma cliente queria uma escova à tarde e abriu uma vaga compatível, ofereça aquele horário pelo canal que ela combinou com o salão. Além disso, nosso guia de marketing digital para salão de beleza ajuda a organizar a divulgação e o restante da jornada.

Lista de espera para encaixes no salão

Preferências que ajudam a escolher

Quando a agenda estiver cheia, ofereça a opção de receber um aviso se surgir um horário. Em seguida, registre o serviço, os dias ou períodos possíveis, a antecedência necessária para chegar e o canal combinado. Além disso, defina até quando a pessoa quer receber avisos. Por exemplo, uma cliente que pediu um horário nesta semana pode ter outros compromissos na próxima.

Se o canal for o WhatsApp, confirme que a pessoa quer receber a mensagem do salão e respeite pedidos para parar. Por exemplo, pergunte “Se abrir uma vaga para escova nesta semana, você quer que a gente avise por aqui?”. Além disso, guarde só os dados necessários e explique para que serão usados. A política de mensagens do WhatsApp Business trata da permissão para contato, e o artigo 6º da LGPD estabelece os princípios de finalidade, necessidade e transparência.

A vaga que cabe na agenda do salão

Em primeiro lugar, confira a unidade, o profissional e os recursos necessários. Em seguida, some a duração do atendimento aos minutos de preparação ou limpeza que ocupam a agenda. Por exemplo, uma escova de 45 minutos com mais 10 de intervalo usa 55 minutos do bloco disponível. Por isso, ela cabe em uma hora, mas ocuparia parte da reserva seguinte se o bloco tivesse apenas 50 minutos.

Em seguida, procure quem pediu o serviço, aceita aquele horário e tem tempo para chegar. Por fim, se duas pessoas têm condições equivalentes, você pode seguir a ordem de entrada na lista. Assim, a recepção tem um critério claro para explicar e aplicar.

Prazo e confirmação de um encaixe

Um convite por encaixe na agenda

Para começar, veja quantos minutos faltam para a vaga. Em seguida, tire desse total a antecedência necessária para a equipe confirmar e para a pessoa chegar. Assim, você encontra o tempo máximo para aguardar resposta. Se faltam 30 minutos e a antecedência é de 25, por exemplo, sobram cinco minutos. Nesse caso, avalie se o prazo ainda faz sentido para a pessoa.

Se a equipe consegue segurar a vaga em todos os canais, avise até que hora ela ficará disponível para aquela pessoa. Enquanto isso, marque o horário como em oferta na agenda que todos consultam. Por outro lado, se o horário continuar disponível para reserva online, apresente a mensagem como uma consulta sujeita à disponibilidade. Por fim, confira a vaga e registre a reserva antes de confirmar.

A mesma agenda para toda a equipe

Se você for organizar a lista de espera para encaixes em uma ferramenta, confira o que o fornecedor chama de fila. Por exemplo, o guia da Trinks sobre fila de espera descreve uma fila de ordem de chegada. Já a documentação americana da Square sobre lista de espera descreve avisos quando surge uma vaga. Por isso, peça uma demonstração da rotina que você precisa executar antes de contratar. Depois, use nosso roteiro para testar conflitos em sistemas de agendamento com a recepção e a página de reservas.

A vaga das 15h, do cancelamento à confirmação

Imagine um salão que recebeu um cancelamento às 14h e liberou a agenda das 15h às 16h. A escova e a preparação usam 55 minutos. Além disso, a equipe precisa preservar 25 minutos para confirmar a reserva e dar tempo de a pessoa chegar. Assim, pode esperar até 35 minutos por uma resposta. Mesmo assim, escolhe 15 minutos para o primeiro convite.

Por isso, a primeira pessoa tem até as 14h15. Se o prazo passar, a equipe encerra a oferta e confere a vaga novamente. Em seguida, convida a próxima pessoa, que tem até as 14h30. Às 14h22, ela aceita. Por fim, a recepção grava a reserva e só depois envia a confirmação com serviço, horário, unidade e condições combinadas.

01 · 14h · Vaga liberada

O cancelamento deixa livre o bloco das 15h às 16h. A escova e o preparo ocupam 55 minutos. A recepção envia o primeiro convite.

02 · 14h15 · Prazo encerrado

A primeira pessoa ficou sem responder. Com a vaga livre, a recepção convida a próxima pessoa.

03 · 14h22 · Encaixe confirmado

A segunda pessoa aceita antes das 14h30. A recepção grava a reserva e confirma o horário das 15h.

Descrição dos horários e da duração do serviço

Às 14h, o salão recebe o cancelamento da vaga das 15h às 16h e faz o primeiro convite. Às 14h15, o prazo expira sem resposta. A recepção confere a agenda e convida a próxima pessoa. Às 14h22, ela aceita e a recepção grava e confirma a reserva. No bloco de 60 minutos, 45 são da escova, dez são de preparação e cinco ficam livres.

Ficha para calcular o prazo do encaixe

Para calcular o prazo na lista de espera para encaixes, informe a duração do bloco livre e o tempo que o serviço ocupa. Depois, use a hora em que pretende enviar o convite para contar quantos minutos faltam para o início. Assim, a ficha compara o prazo desejado com a antecedência que você precisa preservar. Se o primeiro convite expirar, o tempo até a vaga muda. Por isso, recalcule com os minutos que restaram.

Encaixes confirmados e atendimentos realizados

Ao avaliar a lista de espera para encaixes, conte quantos horários podiam ser oferecidos e quantos viraram encaixes pela lista. Além disso, confira quantos terminaram em atendimento. Por exemplo, em um mês com seis vagas que podiam ser oferecidas, três reservas dão 50% de confirmação. Por outro lado, se apenas duas pessoas compareceram, o aproveitamento foi de duas das seis vagas, cerca de 33%.

Em seguida, registre por que as outras vagas ficaram livres. Se faltou antecedência, experimente perguntar sobre horários alternativos já no primeiro contato. Por outro lado, se houve duas promessas para a mesma vaga, corrija o controle da agenda antes de enviar novos avisos. Se precisar de apoio para organizar o atendimento e ligar a agenda ao marketing para salão de beleza, converse conosco sobre a consultoria de marketing, vendas e IA.

Perguntas frequentes sobre a lista de espera para encaixes