Como planejar a capacidade da equipe de marketing na semana

Para planejar a capacidade da equipe de marketing, compare as horas disponíveis e as previstas em cada etapa da semana. Por exemplo, a agenda pode ter tempo de sobra para redigir e diagramar, enquanto faltam horas de revisão. Nesse caso, reveja as entregas que dependem dessa revisão antes de confirmar as datas.

Para começar, identifique as pessoas e os blocos de tempo que podem assumir. Em seguida, estime a carga das entregas. Assim, a reunião de planejamento termina com um calendário que a equipe consegue conferir.

Como medir a capacidade da equipe de marketing

Primeiro, use a agenda de uma semana concreta. Em seguida, retire as reuniões, a manutenção e os compromissos já reservados. Depois, combine um espaço para ajustes conforme o que costuma acontecer em semanas parecidas. O guia do Scrum também usa a capacidade do próximo ciclo e o histórico de trabalho para orientar a previsão. Planejamento do ciclo no guia oficial do Scrum.

Em seguida, distribua o que sobrou entre redação, design e revisão. Quando uma pessoa cuida de duas etapas, divida o tempo dela antes de somar. Por exemplo, se uma profissional tem 5 horas para a campanha, pode dedicar 3 à redação e 2 à revisão. Assim, a mesma hora entra uma vez. Etapas para montar a equipe de marketing e estimar a capacidade.

Depois, estime o tempo de cada entrega por etapa. Inclua o que a equipe costuma gastar para ajustar e aprovar uma peça comparável. Se a revisão de um trabalho antigo já ocupa um horário reservado, use o restante da agenda para as novas entregas.

Onde faltam horas no exemplo

Imagine uma semana em que a equipe, depois de separar os compromissos já assumidos, tem 8 horas para redação, 10 para design e 4 para revisão e aprovação.

A página da campanha pede 3 horas de redação, 4 de design e 2 de revisão. Já os dois anúncios, juntos, pedem 2 horas de redação, 3 de design e 2 de revisão. Além disso, a newsletter exige 1 hora de redação, 1 de design e 2 de revisão.

Assim, o plano usa 20 das 22 horas disponíveis no total. Porém, a revisão pede 6 horas e tem apenas 4. Por isso, ajuste primeiro as entregas que dependem da revisão.

Suponha que a newsletter possa ir para a próxima semana sem comprometer a campanha. Depois desse remanejamento, ficam previstas 5 horas de redação, 7 de design e 4 de revisão. Com isso, a revisão passa a caber na estimativa. Por fim, confirme se a página e os anúncios estarão prontos antes do horário de quem aprova.

Ficha de capacidade para decidir a semana

Na ficha de capacidade da equipe de marketing, use as horas disponíveis e previstas para o mesmo período. Por exemplo, digite 1,50 para uma hora e meia ou 0,25 para 15 minutos. Em seguida, confira a diferença por etapa. Por fim, copie o resultado e registre as datas no calendário da equipe.

Como ajustar o plano quando a revisão fica cheia

Primeiro, procure uma entrega que possa mudar de data ou de escopo sem afetar o objetivo da semana. Se a data for fixa, confira quem tem condição de revisar e em qual horário. Assim, uma pessoa disponível só entra no cálculo da revisão quando pode assumir essa responsabilidade.

Depois, reveja o trabalho já iniciado. Quando várias peças aguardam revisão, vale concluir uma delas antes de ocupar a agenda com mais uma produção. O guia de Kanban relaciona o início de novos itens à capacidade disponível no fluxo. Controle de trabalho em andamento no guia de Kanban.

Perguntas sobre a capacidade da equipe