Ajuste de estoque: como conferir uma venda após a contagem

Se uma venda aconteceu entre a contagem e o lançamento do ajuste de estoque, compare o saldo e a contagem no mesmo horário. Em seguida, acompanhe as unidades que saíram ou entraram até a hora da revisão. Assim, você preserva a baixa da venda e consegue identificar se ainda existe uma diferença a corrigir.

O guia de vendas online da oferta ao pós-venda mostra como ligar estoque, pedido e disponibilidade nos canais. Neste teste, acompanhe um produto em um único local para que as duas leituras usem a mesma base. Use o roteiro para conferir uma divergência ou pedir ao fornecedor que mostre como o sistema lida com esse intervalo.

Qual saldo usar no ajuste de estoque

Escolha um produto e registre o SKU, o código que identifica a variação no seu catálogo. Em seguida, defina o local, a unidade de medida e o horário de corte. Com esse horário definido, compare a quantidade presente com a quantidade registrada. Por exemplo, conte caixas fechadas somente se o sistema também estiver registrando caixas. Quando a venda for em peças, confira a conversão para que as duas leituras usem a mesma unidade.

Conte as unidades presentes no local, inclusive as que já estão separadas para um pedido, se elas fizerem parte do total que o sistema chama de estoque físico. Por isso, abra a coluna que representa esse total. Nosso guia sobre estoque disponível, comprometido e bloqueado ajuda a identificar a diferença entre as colunas.

Assim que terminar, guarde o saldo do sistema no corte e a evidência da contagem. Se você usa o diário de inventário físico do Business Central, por exemplo, a Microsoft orienta preservar as linhas calculadas originalmente, pois recalcular a quantidade esperada pode mudar a base da comparação. Confira o procedimento de contagem no Business Central.

Como conferir uma saída depois da contagem

Primeiro, abra o pedido ou o registro de expedição e confira quando as unidades deixaram o local. Em seguida, encontre a baixa correspondente no histórico e anote a hora em que o sistema a registrou. Como o pedido pode ter sido criado antes da saída, procure o horário da expedição no registro correspondente. Portanto, preserve as duas referências quando a hora da movimentação física e a hora do lançamento forem diferentes.

Por exemplo, o histórico de ajustes da Shopify mostra a atividade, quem registrou a mudança e o efeito sobre os estados do estoque dos produtos rastreados. Observe também a coluna de estoque total, pois uma reserva pode alterar o disponível enquanto as unidades seguem no depósito. Nesse caso, o teste de reserva de estoque em pedidos ajuda a acompanhar o comprometimento e a liberação.

Baixa registrada depois do corte

Se as unidades saíram antes da contagem e a baixa entrou só depois, revise a sequência antes de autorizar o ajuste de estoque. Essa saída já afetou a quantidade que você contou. Portanto, descontá-la de novo do físico esperado produziria uma diferença indevida. Por isso, refaça a comparação no mesmo momento ou reconte o item com os movimentos registrados.

Exemplo de ajuste de estoque após uma venda

Imagine que uma loja contou caixas de um único modelo de suporte para plantas no depósito às 9h. Durante a contagem, o sistema indicava 18 unidades e a equipe encontrou 17. Às 9h20, três caixas daquele modelo saíram e o sistema registrou a baixa. Em seguida, às 9h30, a equipe retomou a conferência. Nesse intervalo, a saída foi o único movimento.

9h · Contagem

O sistema mostra 18 unidades. A equipe encontra 17 no depósito.

9h20 · Saída registrada

Três caixas saem. A baixa da venda fica no histórico.

9h30 · Revisão

Sistema em 15, físico esperado em 14. A diferença segue em −1 unidade.

Descrição da linha do tempo

Às 9h, compare as 18 unidades registradas com as 17 contadas. Vinte minutos depois, três unidades saem do mesmo local e a baixa aparece no histórico. Na revisão das 9h30, o sistema indica 15 unidades e o saldo físico esperado é 14. A diferença é de menos uma unidade em ambos os horários.

O cálculo da divergência no inventário físico

A conta no corte é 17 − 18 = −1 unidade. Depois da saída, o saldo registrado esperado é 18 − 3 = 15 e o físico esperado é 17 − 3 = 14. Como a tela às 9h30 confirma as 15 unidades e a equipe tem a baixa de três no histórico, a diferença a investigar continua sendo de uma unidade a menos.

Se alguém gravar 17 como saldo atual às 9h30, a tela ficará três unidades acima das 14 esperadas no local. Assim, a tela voltaria a incluir as unidades que saíram. Por outro lado, lançar outra baixa de três no saldo de 15 deixaria 12 unidades e duplicaria o movimento. Antes de aprovar a correção de uma unidade, a equipe precisa confirmar a contagem e investigar a divergência. Se a causa permanecer desconhecida, siga a rotina de recontagem e aprovação do local.

Ficha de conciliação de estoque

Use a ficha se o saldo e a contagem do corte usam a mesma base. Para que a conta faça sentido, inclua somente entradas e saídas que ocorreram fisicamente e foram registradas depois do corte, antes da revisão. Se houver lançamento atrasado ou um ajuste paralelo, primeiro confira o histórico e alinhe a base. Depois que você informar as quantidades, a ficha compara os números e prepara um registro para levar à revisão.

Como conferir o ajuste de estoque na demonstração

Peça um ambiente de demonstração sem pedido real. Para começar, use o cenário de 18 unidades registradas e 17 contadas. Assim que o fornecedor salvar a contagem, peça que registre a saída de três pelo fluxo de expedição da loja. Em seguida, abra o histórico e veja como o sistema trata a diferença antes de aprovar.

Valor a registrar na revisão

Algumas ferramentas preservam a base e lançam a diferença. Quando o saldo muda, outras pedem recontagem ou revisão. Em um campo que define um total atual, confira a quantidade física atualizada antes de salvar. Além disso, a regra pode mudar conforme o módulo, a configuração ou o tipo de movimentação. Por isso, peça que o fornecedor mostre qual informação o campo recebe e onde o resultado aparece.

Ao final, confira se o saldo do local ficou em 14. Além disso, verifique se o histórico preserva a contagem e a diferença aprovada e mostra a saída uma única vez. Por fim, se a vitrine usa esse estoque, confira o que ela oferece, pois reservas e bloqueios podem afetar a disponibilidade. Para conferir a atualização entre loja e marketplace, use o teste de estoque em dois canais.

Se você ainda registra tudo manualmente, a planilha de vendas e estoque por produto ajuda a organizar as entradas e saídas. Quando a dúvida for como o estoque chega à oferta, ao pedido e ao atendimento, podemos ajudar a desenhar esse percurso e definir o que a ferramenta precisa demonstrar. Depois da conferência, cabe a quem responde pelo estoque aprovar a correção.

Perguntas sobre ajuste de estoque