Planilha de controle de vendas para acompanhar pedidos

Uma planilha de controle de vendas ajuda a responder três perguntas sobre os pedidos de um período. Quantos foram confirmados? Quanto desses pedidos já foi recebido? Qual valor ainda falta receber? Baixe o modelo, confira o exemplo e registre cada pedido em uma linha.

Enquanto a aba Pedidos reúne os lançamentos, a aba Resumo mostra os totais do período. Por exemplo, se um pedido de R$ 180 foi confirmado e o cliente já pagou R$ 60, o resumo separa os R$ 60 recebidos dos R$ 120 que faltam.

Planilha de controle de vendas para baixar

Primeiro, abra a aba Resumo com os dados que vêm no arquivo. O período de exemplo vai de 1º a 30 de novembro de 2026. Em seguida, abra Pedidos e veja quais linhas entram na conta. Assim, você tem um resultado conhecido para comparar antes de lançar seus dados.

Como preencher a planilha de vendas

Na aba Pedidos, preencha as colunas A a F com código, data de entrada do pedido, canal, situação, valor do pedido e valor recebido até agora. Já as colunas G e H mostram a conferência da linha e o saldo a receber. Para manter a mesma venda identificável, use o código que acompanha o pedido nos registros da sua empresa.

Depois, escolha a situação da venda. Use Pendente se a operação ainda precisa confirmar o pedido, Confirmado quando ele foi aceito nas condições registradas e Cancelado se foi desfeito. Por exemplo, um pedido confirmado com pagamento parcial continua confirmado. A diferença aparece no saldo a receber.

Registro do valor recebido por pedido

A coluna Recebido até agora reúne os pagamentos daquele pedido, descontados os estornos já efetivados. Em seguida, use os comprovantes ou o extrato do meio de pagamento para conferir o acumulado. Se ainda não entrou nenhum valor, digite zero. Assim, a conferência separa o recebimento zero de um campo esquecido. Além disso, registre tarifas à parte para manter a comparação com o valor do pedido na mesma base.

No cadastro, use a lista de situações para manter os registros com a mesma grafia. No resumo, a função SOMASES soma apenas os valores das linhas que atendem aos critérios de data, situação e conferência. A Microsoft explica como usar as listas suspensas do Excel e a função SOMASES.

Exemplo de fechamento na planilha de controle de vendas

Suponha que uma papelaria venda pelo site, pelo WhatsApp e na loja. Para acompanhar os pedidos registrados em novembro, a equipe filtra a data de entrada. Assim, dá para conferir quais das seis linhas do arquivo entram no resumo. Os valores estão em reais e o exemplo usa o total acordado por pedido, sem descontar tarifas de pagamento.

Leitura do resultado na planilha de vendas

Primeiro, some os três pedidos confirmados de novembro. R$ 120 + R$ 180 + R$ 200 resultam em R$ 500 confirmados. Depois, some quanto entrou desses mesmos pedidos. R$ 120 + R$ 60 + R$ 0 resultam em R$ 180 recebidos. Portanto, o saldo a receber é de R$ 320.

R$ 180 recebidos · 36%

Soma dos pagamentos já conferidos.

R$ 320 a receber · 64%

Diferença entre os R$ 500 confirmados e o valor recebido.

Descrição do gráfico de recebimento

Barra com comprimento total proporcional a R$ 500. A primeira parte representa R$ 180 já recebidos, ou 36% do valor confirmado. A segunda representa R$ 320 a receber, ou 64%. O pedido pendente, o cancelado e o confirmado de outubro ficam fora dessa soma.

Como entrou em outubro, o pedido PV-006 fica fora do recorte. Já o campo de recebido acumula pagamentos dos pedidos selecionados, inclusive quando a entrada do dinheiro ocorre em outra data. Para conferir o caixa de um mês, registre cada recebimento e cada estorno pela data em que aconteceu.

Como conferir os avisos da planilha de vendas

Antes de usar os totais, confira o indicador Linhas para revisar e abra a coluna Conferência na aba Pedidos. Assim, uma linha com aviso fica fora dos totais até ser corrigida. Além disso, o indicador conta avisos do arquivo inteiro, inclusive quando a data está ausente ou fica fora do período.

O mesmo código aparece em duas linhas

Primeiro, confira os dois registros na origem. Por exemplo, se a equipe registrou de novo um pedido do site após conversar com o cliente, mantenha só a linha atualizada. Por outro lado, se são vendas distintas com códigos iguais em canais diferentes, use identificadores diferentes. Para cruzar pedidos com relatórios de anúncios, siga a conferência de pedidos repetidos entre campanhas.

Um cancelamento ainda mostra valor recebido

Verifique se o estorno já foi efetivado. Enquanto houver valor recebido em pedido cancelado ou pendente, a planilha sinaliza o registro para revisão. Por exemplo, se o cancelamento já apareceu na loja e o reembolso ainda está em processamento, mantenha a pendência até conferir o pagamento. Nesse caso, veja como separar cancelamento e reembolso no e-commerce.

Recebimento acima do valor combinado

Primeiro, compare os pagamentos com o valor do pedido. Por exemplo, uma parcela pode ter sido lançada duas vezes ou associada ao código errado. Depois de corrigir o registro, confira novamente o saldo.

Quando a planilha de controle de vendas precisa de apoio

Recomendamos começar pela planilha quando a equipe consegue conferir os pedidos e os pagamentos de cada canal. Depois, observe onde o registro manual começa a falhar. Se várias pessoas criam linhas para a mesma venda ou precisam reunir comprovantes de muitas parcelas, uma ferramenta que preserve o histórico por pedido pode ajudar. Nesse caso, teste se o sistema encontra o mesmo pedido em todos os canais.

Por exemplo, em uma demonstração, use um pedido com pagamento parcial e acompanhe o que aparece na venda e no recebimento. O guia de comparação do fluxo em um software de gestão comercial ajuda a montar esse teste. Para organizar as outras etapas, retome o guia de vendas online da oferta ao pós-venda.

Perguntas frequentes sobre a planilha de controle de vendas