Área comercial: como dividir funções em uma equipe pequena

Para dividir as funções da área comercial em uma equipe pequena, defina primeiro quem responde ao cliente. Em seguida, indique quem pode aprovar uma condição fora do padrão e quem assume na ausência da pessoa responsável. Com esse acordo, a equipe sabe a quem recorrer quando alguém acumula várias tarefas.

Por exemplo, imagine que um cliente peça uma visita fora do horário habitual e que o dono esteja em atendimento. Nesse caso, o vendedor pode explicar o que está autorizado e combinar quando dará uma posição sobre a exceção. Assim, a negociação continua com uma pessoa responsável enquanto o pedido é avaliado.

Funções da área comercial e limites de decisão

A área comercial recebe e avalia pedidos, prepara propostas, negocia condições e encaminha a venda para a entrega. Em uma equipe de duas pessoas, por exemplo, uma pode conversar com o cliente e preparar a proposta. Já a outra pode confirmar a capacidade de entrega e decidir o que fazer quando o pedido sai do padrão.

Primeiro, escolha uma oferta que sua equipe já vende e anote as condições que podem ser combinadas no atendimento. Depois, liste os pedidos que exigem aprovação, como prazo menor que o habitual, desconto acima do autorizado ou serviço fora do horário. O guia de delegação do Sebrae RN orienta a explicitar o objetivo, o prazo, o critério de verificação e os limites de autonomia.

Você pode atribuir mais de um papel à mesma pessoa, conforme a operação. Ainda assim, deixe claro quem fala com o cliente em cada etapa. Antes de preparar o orçamento, use os critérios para avançar ou pausar a qualificação se a primeira conversa ainda precisa esclarecer a necessidade.

Um pedido fora do padrão na área comercial

Suponha que uma empresa de climatização atenda uma padaria. A pessoa de vendas pode orçar uma visita em horário comercial pela tabela aprovada, desde que a agenda esteja livre. Nesse caso, ela pode seguir com a proposta. Por outro lado, uma visita no domingo antes da abertura depende de confirmar a escala e o custo com a coordenação.

Dentro do padrão

Vendas confirma a agenda e apresenta a proposta para o horário comercial.

Fora do padrão

A coordenação verifica a escala e decide sobre o horário de domingo.

Nos dois casos

Vendas responde ao cliente e registra o próximo passo.

Descrição do diagrama de responsabilidades

A pessoa de vendas recebe o pedido. Se a visita cabe no horário e nas condições autorizadas, ela pode fazer a proposta. Se o cliente pede domingo de manhã, a coordenação verifica agenda e custo antes de decidir. Em ambos os caminhos, vendas comunica a resposta e registra o próximo passo.

Primeiro, a pessoa de vendas registra o horário solicitado para domingo e combina com a padaria quando dará uma posição. Enquanto isso, a coordenação consulta a equipe técnica e decide se a empresa pode atender. Se o domingo estiver indisponível, vendas pode oferecer o próximo horário autorizado.

Depois da decisão, ajuste a proposta antes de enviá-la. Por exemplo, se o atendimento de domingo tiver um valor diferente, registre o novo horário e o que ele inclui na versão que o cliente vai avaliar. O modelo de proposta comercial com escopo e preço ajuda a colocar essas condições por escrito.

Cobertura da área comercial durante uma ausência

Combine a cobertura antes de sair, sobretudo quando há uma resposta marcada. Primeiro, separe as negociações que terão retorno durante a ausência. Em seguida, indique quem assume cada uma e confirme se a pessoa tem acesso ao histórico, à proposta vigente e ao canal combinado com o cliente.

Por exemplo, se a pessoa de vendas estiver ausente, o substituto pode dar uma atualização à padaria no horário combinado. Enquanto isso, a coordenação continua responsável por decidir se a empresa pode fazer a visita. Assim, a cobertura preserva o atendimento e o limite de decisão.

Quando uma única pessoa cuida da área comercial, pode faltar alguém para cobrir o contato. Nesse caso, indique um horário realista para a próxima resposta e mantenha o registro pronto para retomada. Se outra pessoa puder ajudar, delimite quais casos ela consegue assumir e por quanto tempo.

Ficha para combinar as funções da área comercial

Use a ficha em uma negociação de exemplo. Primeiro, indique a situação e os papéis envolvidos. Depois, escreva a próxima ação e o prazo interno para executá-la. No cenário de exceção, o texto gerado indica que ainda falta uma decisão antes de prometer a condição.

Conferência da rotina da área comercial

Uma amostra de negociações em aberto

Na próxima revisão da equipe, escolha algumas negociações com resposta prevista para os próximos dias. Em seguida, confira quem fala com o cliente, o que pode oferecer e qual decisão interna está pendente em cada negociação. Se o mesmo tipo de pedido sempre chega à coordenação, veja se há condições para aprovar uma regra de atendimento que a equipe consiga aplicar com segurança.

Além disso, separe o prazo da tarefa interna do horário prometido ao cliente. A documentação de tarefas do RD Station CRM, por exemplo, distingue negociação, pessoa responsável e data ou hora da tarefa. Para detalhar o registro, veja como escrever a próxima ação no CRM com responsável e prazo.

A passagem para quem entrega

Quando o cliente aceitar a proposta, envie a versão aprovada a quem fará o serviço. Então, confirme se a pessoa recebeu o escopo e consegue preparar o início nas condições combinadas. Se faltar um dado necessário, mantenha a pendência visível para que alguém a resolva antes da visita.

Por fim, use o guia para organizar e desenvolver a equipe de vendas para encaixar o acordo na rotina de treinamento e acompanhamento.

Perguntas frequentes sobre as funções da área comercial