Sistema de gestão de contratos: teste de alertas após um aditivo

Antes de escolher um sistema de gestão de contratos, teste o que acontece com o alerta de vencimento quando um aditivo muda a data final. O aditivo registra uma alteração no que as partes combinaram. Para testar o efeito dessa mudança, guarde primeiro o agendamento original. Depois, confira se ele saiu da fila, se o novo aviso chegou à pessoa certa e se outro contrato manteve o seu alerta.

Esse teste é útil para equipes que acompanham serviços recorrentes. Afinal, atualizar a vigência no cadastro só resolve parte do trabalho. Quem cuida da conta precisa saber quando revisar a entrega e conversar sobre a continuidade, conforme o roteiro de pós-venda.

O que o sistema de gestão de contratos precisa separar

A data de fim da vigência vem do contrato e das alterações aplicáveis, enquanto a data de um alerta interno depende da antecedência definida pela equipe. Se houver um prazo específico para comunicar a decisão à outra parte, registre-o conforme o acordo. Em seguida, confirme quem responde por essa comunicação.

Por exemplo, um alerta interno pode lembrar o atendimento de revisar a entrega e chamar o responsável pela conta. Já uma comunicação ao cliente tem destinatários e evidências próprios. Se o acordo prevê uma data de comunicação anterior ao alerta interno, programe uma ação que dê tempo para a equipe cumprir o prazo.

Um sistema de gestão de contratos costuma reunir documentos, datas e histórico. O GestãoClick, por exemplo, descreve anexos vinculados e controle de datas no registro do contrato. Durante a avaliação, peça para ver qual campo alimenta o alerta que sua equipe quer usar. Página de gestão de contratos do GestãoClick.

Preparação do teste de alerta após um aditivo

Use um ambiente de teste ou cadastros de demonstração sem dados de clientes. Para isso, direcione os avisos a uma caixa interna e confira se não há fluxos de cobrança ou envio externo ligados a esses registros. Assim, você pode avaliar a entrega sem afetar a operação de um cliente.

Em seguida, prepare dois contratos com a mesma regra de alerta. Use o primeiro para aplicar a alteração e deixe o segundo como referência de controle. Antes de cadastrar o aditivo, guarde os códigos, as datas de vigência, o campo que dispara o alerta e os agendamentos que aparecem no sistema.

Evidências de cada etapa

A comparação funciona quando outra pessoa consegue abrir os registros e refazer a conferência. Para isso, anote a hora, a versão do documento e a evidência que sustenta cada resultado.

Depois de vincular o aditivo, confira se a data final usada pela regra foi atualizada. Em seguida, espere pelo ciclo de processamento descrito pelo fornecedor. Se a plataforma não mostrar uma fila, peça um relatório ou use uma data próxima numa rodada controlada para observar o que chega à caixa de teste.

Recursos para comparar no sistema de gestão de contratos

Na demonstração, peça para reproduzir o mesmo cenário no plano que sua empresa usaria. Como o aditivo, a vigência e as notificações podem ficar em telas diferentes, acompanhe o caminho completo, da origem da data ao recebimento.

O Projuris Empresas documenta aditivos com ou sem renovação e a inclusão de anexos no registro do aditivo. Além disso, descreve a configuração do alerta e dos usuários envolvidos no contrato. Assim, a demonstração precisa mostrar tanto o vínculo do documento quanto a regra que notifica o responsável. Cadastro de aditivos e configuração de avisos.

Já a D4Sign descreve a possibilidade de definir início, fim e antecedência da notificação. O guia também indica um painel de vencimentos para o administrador principal da conta. Nesse caso, confirme na demonstração como o responsável pela operação acompanha ou recebe o aviso de que precisa. Gestão de Contratos na D4Sign.

No Fênix, a central de ajuda descreve a regeneração dos alertas quando um aditivo ajusta o fim da vigência. Além disso, diferencia o processamento do alerta do envio do e-mail quando falta um endereço cadastrado. Isso explica por que convém verificar o log do sistema e a caixa de destino. Configuração de alertas no Fênix.

Comparação antes e depois da mudança de vigência

Suponha que uma prestadora configure seu sistema de gestão de contratos para lembrar a equipe 15 dias corridos antes do fim. No dia 4 de junho de 2027, um aditivo já conferido muda o fim do contrato C-18 de 30 de junho para 31 de agosto. Enquanto isso, o contrato C-19 continua com término em 30 de julho.

Com a mesma regra de 15 dias, o alerta do C-18 passa de 15 de junho para 16 de agosto. Como o C-19 ficou de fora do aditivo, seu alerta permanece em 15 de julho. Nesse cenário, o lembrete de junho ainda estava agendado quando a alteração entrou no sistema.

C-18 · Antes do aditivo

Alerta em 15/06. Fim em 30/06. O alerta anterior deve sair da fila.

C-18 · Depois do aditivo A-01

Alerta em 16/08. Fim em 31/08. Confira o novo alerta na caixa interna de teste.

C-19 · Contrato de controle

Alerta em 15/07. Fim em 30/07. O agendamento do controle permanece igual.

Descrição da linha do tempo

Antes do aditivo, o contrato C-18 termina em 30/06/2027 e o alerta interno está previsto para 15/06/2027. Depois do aditivo A-01, o fim passa para 31/08/2027 e o alerta esperado passa para 16/08/2027. No contrato de controle C-19, o fim continua em 30/07/2027 e o alerta continua em 15/07/2027. Todos usam a regra de 15 dias corridos antes do fim.

Leitura da fila e do histórico

Depois do processamento, espere encontrar o C-18 com a nova data, o agendamento de junho fora da fila e o C-19 com o mesmo alerta de julho. Caso a plataforma já tenha enviado o aviso anterior, preserve o registro de envio. Em seguida, deixe claro no histórico qual data foi substituída e confira a nova programação.

Para concluir o teste de entrega, abra o aviso na caixa interna e confira o horário, o código e a data que ele informa. Se a data futura estiver distante, repita a regra com datas próximas num cadastro próprio de teste. Assim, você consegue observar a entrega sem antecipar avisos dos contratos em operação.

Por outro lado, se o aditivo antecipar o fim, o novo alerta pode cair numa data que já passou. Nesse caso, verifique se o sistema reprocessa o aviso, cria uma pendência imediata ou só ajusta o cadastro. Enquanto a equipe confere o comportamento, combine quem vai assumir a revisão do contrato.

Quando a equipe também precisar registrar a conversa e a decisão comercial, vale separar essa tarefa da programação de alertas. Use o guia para acompanhar a renovação de clientes no CRM e guardar o próximo passo com o responsável pela conta.

Modelo para adaptar: ficha de leitura e decisão

A ficha calcula a data anterior e a nova com uma antecedência fixa em dias corridos. Em seguida, use o que você observou no sistema para classificar a rodada. Se sua regra usa dias úteis, feriados ou um prazo específico de comunicação, faça a conferência dessa regra à parte.

Se a equipe precisa organizar quem acompanha cada contrato e como a informação chega a vendas e atendimento, podemos ajudar a desenhar essa rotina. Conheça nossa consultoria de marketing, vendas e IA.

Perguntas frequentes sobre o sistema de gestão de contratos