Como medir faltas e remarcações em visitas imobiliárias

Nas visitas imobiliárias, um horário remarcado antes da hora deve ficar separado de uma falta. Primeiro, registre o que aconteceu com cada compromisso. Em seguida, calcule o comparecimento entre os que chegaram ao horário combinado. Para avaliar quantos compromissos da agenda viraram visitas, inclua também cancelamentos e remarcações na base.

O que registrar em cada visita imobiliária

Use um registro por compromisso combinado com o interessado. Inclua o código do imóvel, a data, o horário e o responsável. Assim, você consegue reunir as visitas de uma unidade para entender a procura. Por exemplo, duas visitas ao mesmo imóvel em dias diferentes podem ocupar dois horários, mesmo se forem da mesma pessoa. Já dois lançamentos do mesmo compromisso representam um único horário. Guia de imobiliárias do Sebrae.

O pedido de visita pode chegar pelo site, por um portal ou pelo WhatsApp. Antes de contar o horário na agenda, confirme se houve acordo sobre data e hora. Depois, guarde a origem conforme a regra da equipe. Por exemplo, use o canal de entrada do contato se o objetivo for comparar a captação, mesmo quando a conversa continua pelo WhatsApp.

Desfecho dos compromissos marcados

Ao encerrar o período, dê baixa nos horários que já passaram. Dar baixa significa registrar o que aconteceu com o compromisso. Por exemplo, marque a visita como realizada quando ela de fato ocorreu. Se o compromisso chegou à hora combinada e o interessado não compareceu, marque falta. Já um aviso antes do horário entra como cancelamento ou remarcação, conforme o novo acordo.

Por exemplo, se uma visita de quinta for transferida para segunda antes da hora, o registro de quinta fica como remarcado. Em seguida, crie o compromisso de segunda com um vínculo ao anterior. Assim, cada um aparece na semana do horário marcado. Por outro lado, se a pessoa remarcar depois de uma falta, preserve o desfecho do primeiro horário e registre o seguinte.

Em algumas agendas, a data antiga desaparece quando a equipe altera o compromisso. Nesse caso, confira se o histórico conserva o horário original. Antes de editar, guarde a data anterior se a ferramenta não oferecer esse histórico. Para testar o vínculo entre imóvel, visita e próximo passo, veja o guia para avaliar um CRM para imobiliária.

Como calcular comparecimento e realização da agenda

A taxa de comparecimento responde quantas visitas aconteceram entre os compromissos mantidos até a hora combinada e com desfecho conhecido. Primeiro, some realizadas e faltas para formar a base. Em seguida, divida as realizadas por essa base e multiplique por 100.

A taxa de realização da agenda mostra a proporção de compromissos marcados que viraram visitas. Divida as realizadas pelo total de compromissos com horário já passado, incluindo faltas, cancelamentos, remarcações e horários sem baixa. Por isso, se houver registros sem desfecho, apresente o resultado como provisório e confira a baixa antes de comparar os canais.

Por exemplo, se um cancelamento liberar as 10 horas e outra pessoa marcar uma visita às 10 horas, houve dois compromissos. Assim, cada registro entra com seu desfecho. Para medir a ocupação do tempo da equipe, use outra base, como as horas disponíveis para atender.

Fechamento semanal das visitas imobiliárias

Para fechar a semana, filtre pela data do horário marcado, mesmo que o pedido tenha chegado antes. Em seguida, retire duplicatas e testes e confira se cada compromisso ficou em uma única categoria. Antes de publicar o número internamente, identifique quem pode resolver os registros sem baixa. Se a base do comparecimento ficar vazia, marque a taxa como sem base. Nesse caso, zero por cento sugeriria que houve compromissos mantidos e todos terminaram em falta.

Dois canais com o mesmo comparecimento nas visitas imobiliárias

Por exemplo, imagine uma imobiliária que fecha uma semana de segunda a domingo. Depois de revisar os desfechos, a equipe confirma que nenhum registro ficou sem baixa. O portal imobiliário teve 20 compromissos, com 12 visitas realizadas, 3 faltas, 3 cancelamentos e 2 remarcações. Já o site próprio teve 20 compromissos, com 8 visitas realizadas, 2 faltas, 6 cancelamentos e 4 remarcações.

Portal imobiliário · 20 compromissos

12 realizadas, 3 faltas, 3 canceladas e 2 remarcadas. Comparecimento de 80% e realização de 60%.

Site próprio · 20 compromissos

8 realizadas, 2 faltas, 6 canceladas e 4 remarcadas. Comparecimento de 80% e realização de 40%.

Descrição das barras e das bases

Cada barra tem 20 horários e começa no zero. No portal imobiliário, 12 visitas aconteceram, 3 terminaram em falta, 3 foram canceladas e 2 remarcadas. No site próprio, 8 aconteceram, 2 terminaram em falta, 6 foram canceladas e 4 remarcadas. Nenhum registro ficou sem baixa. A taxa de comparecimento divide 12 por 15 no portal e 8 por 10 no site. A realização da agenda divide 12 e 8 pelo total de 20 de cada canal.

No portal, a conta de comparecimento é 12 ÷ 15 × 100, que dá 80%. Da mesma forma, no site, 8 ÷ 10 × 100 dá 80%. Por outro lado, quando entram todos os horários da agenda, o portal realizou 12 de 20, ou 60%, e o site realizou 8 de 20, ou 40%.

Diferenças nos desfechos por canal

A diferença aparece antes do encontro. No site, mais horários saíram da agenda por cancelamento ou remarcação. Por isso, antes de atribuir a diferença ao canal, compare os imóveis oferecidos, os horários disponíveis e os motivos informados. Por exemplo, se houve cancelamentos por indisponibilidade de uma unidade, confira a data da última atualização do anúncio e o momento em que a equipe confirmou a visita.

Ficha para fechar o período das visitas imobiliárias

Primeiro, reúna os totais de um único canal ou carteira e de um período fechado. Em seguida, preencha todas as categorias, inclusive as que tiverem zero. A ficha calcula as duas taxas e identifica quando ainda faltam baixas ou quando a taxa está sem base.

Período e canal
Realizadas, faltas, canceladas, remarcadas e sem baixa
Base do comparecimento = realizadas + faltas
Base da realização da agenda = soma das cinco categorias
Comparecimento = realizadas ÷ sua base × 100
Realização da agenda = realizadas ÷ sua base × 100

Perguntas frequentes sobre visitas imobiliárias

O que revisar depois do cálculo

Primeiro, escolha uma divergência que a equipe consiga conferir nos registros. Se houver muitas faltas, por exemplo, veja como o endereço, o horário e o ponto de encontro foram informados. Por outro lado, se predominarem cancelamentos por indisponibilidade, revise como a carteira é atualizada antes de confirmar um horário.

Propostas depois da visita

Depois, acompanhe quantas visitas realizadas desse mesmo grupo avançaram para uma proposta. Como a proposta pode chegar em outra semana, defina o prazo de acompanhamento antes de comparar períodos. Para situar a conferência no percurso desde a divulgação, consulte o guia de marketing digital para imobiliárias. Se a equipe precisar organizar esse acompanhamento, podemos ajudar a definir os desfechos, configurar o registro e treinar os responsáveis pela revisão.